Oczywistym jest, że nowe technologie przyczyniają się do rozwoju firm. Przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu zdają sobie sprawę, że wiedza jest ich cennym zasobem, a duża część informacji kluczowych z punktu widzenia organizacji ukryta jest w danych gromadzonych w systemach informatycznych.

Niestety dane są rozproszone w aplikacjach dziedzinowych takich jak program do obsługi magazynu i sprzedaży, system finansowo - księgowy, aplikacja kadrowa itp. W konsekwencji trudno wykorzystać ich potencjał informacyjny. Z pomocą przychodzą systemy Business Intelligence (zwane w skrócie systemami BI), które jak obserwują eksperci stają się standardem w większości firm. Ich rola nie ogranicza się tylko do raportowania i prezentowania najważniejszych danych, ale przede wszystkim pozwalają podejmować strategiczne decyzje czy kształtować politykę cenową i magazynową.

Jeden system, który gromadzi wszystkie dane

Dziesiątki aplikacji i baz danych, tysiące dokumentów to typowe środowisko informacyjne w przedsiębiorstwie. Im więcej źródeł danych, tym trudniejsze i bardziej czasochłonne jest uzyskanie pełnego obrazu funkcjonowania organizacji. Kontrolowanie wielu oddziałów również stanowi wyzwanie, jeśli konieczne jest analizowanie danych w wielu systemach sprzedażowych i magazynowych. Rozwiązaniem jest jeden system Business Intelligence, który umożliwi integrację danych ze wszystkich systemów firmowych, a także danych rozproszonych w wielu sklepach.

Korzyści z zastosowania systemów Business Intelligence


Raporty zawierające dane z wielu źródeł mogą dostarczyć niedostępnych do tej pory informacji i narzędzi zarządczych. Przykładowo łącząc dane sprzedażowe z danymi z systemu księgowego można policzyć wyższe stopnie marży. Dzięki takim precyzyjnych wyliczeniom, otrzymujemy wiedzę o realnej rentowności produktów. Za pomocą systemu BI można kontrolować opóźnienia w płatnościach i nieopłacone przez klientów faktury.

Niektóre z systemów BI posiadają także inne przydatne funkcje, takie jak:

  • Kształtowanie polityki cenowej.   Analizując dane dotyczące cen produktów użytkownik może je na bieżąco modyfikować. Zmiany są automatycznie propagowane do systemów sprzedażowych w poszczególnych sklepach. Dzięki modułowi audytowemu, można mieć wgląd w zmiany dokonywane przez innych użytkowników.

  • Moduł do benchmarkingu wewnętrznego - pozwalający na automatyczne porównanie wydajności poszczególnych sklepów, oddziałów czy franczyzobiorców na wykresach, co w rezultacie pomaga zwiększyć zyski sieci.

     

  • Moduł do automatycznych subskrypcji.  System automatycznie wyśle powiadomienie, gdy decydujące wskaźniki przekroczą ustalone wartości. Dzięki temu członkowie organizacji są w porę poinformowani o zachodzących zmianach i mają czas na zaplanowanie odpowiednich działań.

     

     

  • Wirtualny katalog – pozwala przechowywać raporty we wspólnej przestrzeni i łatwo dzielić się informacjami z innymi członkami organizacji.

     

  • Monitorowanie kampanii – system BI może zostać zintegrowany z aplikacją mobilną dla klientów, dzięki czemu można analizować dane o ich zachowaniach, skuteczność kampanii, wyniki sprzedażowe. Sukces każdej kampanii marketingowej jest uzależniony od zdolności analizowania i wykorzystywania informacji.

     

Warto zwrócić uwagę, że dzięki analizie wskaźnikowej dostępnej w niektórych systemach BI, w jednej chwili można ocenić aktualną kondycję finansową przedsiębiorstwa, aby odpowiednio ukierunkować kolejne działania strategiczne. Wgląd w dane historyczne umożliwia planowanie oparte na doświadczeniach z poprzednich okresów, a wizualizacje trendów pozwalają przewidywać kierunki zmian.

 

Business Intelligence jest dla wszystkich

Eksperci podkreślają, że systemy Business Intelligence nie są wyłącznie domeną korporacji, gdyż wkroczyły również na rynek małych i średnich przedsiębiorstw. Systemy są coraz częściej dostosowane do specyfiki funkcjonowania konkretnych branż, a w modelu SaaS (Software as a Service, czyli oprogramowanie jako usługa) są bardziej przyjazne cenowo. Z rozwiązań analitycznych skorzystają nie tylko prezesi, ale jak pokazują badania szczególnie managerowie niższego szczebla w swojej codziennej pracy, a nawet pracownicy kontaktujący się z klientami.

A co z popularnym Excelem? Arkusz kalkulacyjny Excel, który stanowi najpopularniejszy substytut narzędzi BI jest rozwiązaniem niewystarczającym w przypadku dużych zbiorów danych. Pojawia się również problem poprawności danych, które są wprowadzane lub przenoszone ręcznie między wieloma arkuszami.

Badanie IDG Research Services na zlecenie Sage pokazało, że przedsiębiorstwa, które aktywnie i efektywnie przetwarzają oraz wykorzystują informacje biznesowe, rozwijają się o 35 proc. szybciej, zwiększając jednocześnie swoją produktywność. Bez systemu Business Intelligence firma jest narażona na działanie w środowisku niepełnej informacji.